Как открыть собственное кафе: пошаговая инструкция

Запуск собственного кафе — это не только захватывающее, но и непростое занятие, требующее внимательного подхода и основательной подготовки. В этой статье мы подробно рассмотрим основные шаги, которые помогут вам осуществить свою мечту о создании кафе.

Шаг 1: Анализ рынка

Перед тем как приступить к делу, необходимо провести всесторонний анализ рынка. Определите:

• целевую аудиторию,
• конкуренцию,
• тренды.

Справка. Кафе представляют собой заведения общественного питания и досуга, которые похожи на небольшие рестораны, но предлагают более узкий ассортимент блюд и напитков.

Целевая аудитория (ЦА) разнится: это может быть как молодежное кафе так и семейного типа, детское или интернет-кафе. Все зависит от концепции заведения и интересов ЦА в выбранном регионе.

Кафе не имеют строгой классификации, как рестораны, что дает свободу в выборе формата.

Бюджет для открытия кафе

Размер инвестиций зависит от типа кафе и его уровня обслуживания. Открытие потребует значительных вложений, которые могут исчисляться миллионами рублей. На это влияет много факторов: местоположение и цена аренды, дизайн и уровень обслуживания и многое другое.

Шаг 2: Определение концепции

На основе проведенного анализа разработайте концепцию вашего кафе. Это может быть:

• тематическое кафе – кофейня с книгами,
• кафе с акцентом на здоровое питание,
• заведение с уникальным меню и авторскими блюдами,
• кафе-мороженое и т. д.

Формат и концепция

При выборе концепции учтите следующие аспекты:

• ваши предпочтения и опыт: если вы увлечены кофе или кондитерским искусством, вам будет проще управлять заведением в этой сфере;
• финансовые возможности: открытие кондитерской может потребовать больше средств на оборудование, чем блинной;
• инфраструктура и особенности аудитории: разные районы могут иметь разные потребности. Изучите конкурентов, чтобы избежать перенасыщения одной концепцией.

Шаг 3: Бизнес-план

Составление бизнес-плана необходимо для структурирования идей и привлечения инвесторов. Внесите в него:

• описание концепции,
• анализ рынка,
• финансовый план: расходы, доходы, прогнозы,
• рекламную стратегию,
• операционный план.

Пропишите приблизительные расходы на открытие, проанализируйте преимущество перед конкурентами, рассчитайте приблизительное время выхода на окупаемость при позитивном и негативном сценарии. Так получится детально оценить, какую сумму денег необходимо иметь в запасе, чтобы быть готовым к разным ситуациям.

Шаг 4: Поиск помещения

Выбор места — один из ключевых факторов успеха кафе. Учитывайте:

• проходимость,
• наличие парковки,
• конкуренцию в районе,
• арендные ставки.

Локация и заключение договора аренды.

Когда с концепцией всё решено, приступайте к поиску локации. На этом этапе вы будете знать, какое минимальное количество квадратных метров вам понадобится, какие блюда будут в меню, какие отделы кухни нужны, нужна ли открытая зона для пиццы и будет ли кухня всегда открыта или закрыта от глаз посетителей.

Есть кафе, в которых специально проектируют открытую кухню в концепции заведения. Это вызывает большое доверие у Гостей, которые могут в процессе ожидания следить за тем, как готовят их блюда. Нужно учесть, что такая кухня должна быть защищена стеклами, чтобы оставаться открытой, но при этом быть безопасной и гигиеничной.

На этапе изучения желаемой локации необходимо провести анализ трафика помещения и обратить внимание на уже существующие кафе. Изучите прохожих и их поведение: спешат ли люди на пересадку транспорта или просто гуляют с семьей в сторону парка?

Так вы сможете оценить свою целевую аудиторию и выявить слабые стороны открытых заведений. Это позволит учесть недочеты конкурентов и сделать их устранение вашей приоритетной задачей: в своем заведении не допустить ошибок, которые вы заметили у конкурентов.

Анализ локации можно провести самостоятельно, а можно повысить вероятность успеха, прибегнув к помощи автоматизированных сервисов геоаналитики, где собрана вся информация о покупателях и конкурентах.

Бесплатное приложение Компас поможет, если локация заведения в Москве, Екатеринбурге, Казани и Санкт-Петербурге.

Приложение помогает оценить, получится ли не выходить за рамки бюджета ранее разработанной финмодели, если остановиться на локации района, который вы выбрали.

Локацию для кофе можно поделить на несколько типов:

• отдельно стоящее помещение,
• место в торгово-развлекательном центре или бизнес-центре,
• первые этажи в жилых домах современных ЖК и стрит-ритейлы.

Этапы подбора и аналитики пройдены, и есть место, которое станет будущим кафе, переходите к заключению договора аренды. Договор лучше заключить на длительный срок. В аренде бывает залог за последний месяц, спланируйте это в свои расходы.

Договор аренды подписан, можно приступать к ремонтным работам.

Доступ к помещению есть, переходите к разработке нейминга и собственного стиля. Можно прибегнуть к помощи дизайнера или создать самостоятельно, если убеждены, что обладаете чувством стиля. Придумайте название, которое будет соответствовать концепции или изучите историю помещения, в котором будет кафе. Возможно, в нем скрыто историческое название, восстановление которого местные жители восприняли бы с радостью и теплотой.

Шаг 5: Оформление документов

Для открытия кафе понадобятся разрешения и лицензии:

• регистрация бизнеса,
• лицензия на продажу алкоголя, если планируете,
• санитарные разрешения,
• пожарные сертификаты,
• разрешение на вывеску.

Обратитесь в местные органы власти для получения информации о необходимых документах.

Регистрация бизнеса

Для легальной деятельности необходимо зарегистрировать свой бизнес в одной из форм: индивидуального предпринимателя (ИП) или общества с ограниченной ответственностью (ООО). Подать заявление на регистрацию можно онлайн через банк, налоговую инспекцию или многофункциональный центр (МФЦ).

Для большинства предпринимателей оптимальным вариантом будет ИП. Эта форма позволяет минимизировать налоговые расходы и сократить объем отчетности по сравнению с ООО.

Организация в форме ООО имеет свои преимущества: при бОльших финансовых вложениях и сложного бухгалтерского учета, такая структура подходит для работы с партнерами или для привлечения внешних инвесторов.

Для продажи алкогольной продукции необходимо зарегистрировать именно ООО, поскольку индивидуальные предприниматели не имеют права на реализацию крепкого алкоголя.

Для кафе, пиццерий или кофейных заведений, без продажи подакцизных товаров, подойдут специальные налоговые режимы: упрощенная система налогообложения (УСН) или патентная система.

При использовании УСН налог составляет 6% от общего дохода. Стоимость патента также составляет 6% от дохода. Считать легко: если ваш доход составит 1 миллион рублей, сумма налога составит 60 000 рублей.

Справка. Основной код деятельности для кафе и ресторанов 56.10; дополнительный: 56.30 и 56.21. Для кофейни 56.30 и дополнительный 56.10.

Шаг 6: Разработка меню

Создайте меню, которое будет соответствовать вашей концепции и ожиданиям клиентов. Учитывайте:

• сезонные продукты,
• ценовой диапазон,
• уникальные предложения.

Составление меню.

Меню проработайте заранее, чтобы знать, какие блюда и напитки будут у вас в заведении. Станет ясным, какое закупить оборудование и какие требования к площади кафе будут применимы, а также, каковы технические возможности помещения.

Так исключается возможность ошибки или излишней траты бюджета. Например, если у вас в меню пицца, то это подразумевает покупку духовки, а если блины, то блинницу.

Аргументы в пользу одностраничного меню:

• проще обучить персонал рецептам по технологическим картам,
• минимум потери качества продуктов, так как мало блюд,
• менее затратно пополнять количество в связи с износом меню,
• удобство для посетителей, нет вечной проблемы с поиском нужных блюд.

Многие заведения уже перешли на меню, которое можно загрузить по куар-коду на смартфон. Так удобнее изучить состав и увидеть картинки блюда. Таким же способом можно совершать заказ и оплату чеков заказа, а также оставлять чаевые.

Это ускоряет полный цикл обслуживания посетителей: нет надобности долго ожидать официанта в период высокой нагрузки персонала.

Когда меню разработано, станет понятно, какая нужна посуда и оборудование.

Ценники.

Себестоимость плюс наценка – это будет цена блюд и напитков. На цену еще влияет концепция заведения.

Обязательно проведите анализ покупательской способности Гостей в этом регионе, это поможет при составлении цен меню, дизайна кафе и закупке мебели. Демократичные цены существенно повысят спрос на ваше кафе.

Справка. Высокие цены на блюда и напитки подразумевают дизайнерский интерьер, квалифицированный персонал, музыкальное сопровождение и оригинальную подачу. Клиенты осознают, что в стоимость включены не только сами продукты, но и уровень обслуживания с общей атмосферой заведения. Кафе имеют простую концепцию, поэтому посетители ожидают доступные цены. Чтобы соответствовать ожиданиям гостей, важно учитывать этот аспект при формировании цен.

Существуют кассовые программы для расчета цены — Контур. Маркет, iiko, СБИС Presto, 1С, Quick Resto. Введите ингредиенты по граммам на блюдо, их себестоимость, желаемую наценку, а программа сама высчитает итоговую цену.

В Excel или Гугл-таблицах тоже можно просчитать стоимость, но формулы нужно ввести самостоятельно. Когда есть понимание, как формируется цена, будет легче контролировать прибыль.

Всегда изучайте цены новых поставщиков, но осторожно, чтобы не потерять качество продуктов в случае сотрудничества.

Не бойтесь заключать контракты с более выгодными условиями или просите скидку. Цена на блюда для Гостей останется неизменной, а ваши расходы уменьшатся. За год получится неплохая прибыль.

Запуск кафе

Шаг 7: Набор персонала

Подбор команды — это важный этап. Вам понадобятся:

• шеф-повар,
• бариста, если планируете кофе,
• официанты, если в формате нет самообслуживания,
• уборщики-посудомойщики.

Проведите собеседования и выберите людей, разделяющих вашу концепцию и ценности.

Обучение сотрудников.

На этапе окончания ремонта, когда уже известна концепция и зарегистрирован бизнес, можно присматривать и нанимать персонал. Перед открытием будет время для стажировки и проработки меню.

Для старта можно нанять небольшое количество персонала, а по мере увеличения количества Гостей увеличивать и количество сотрудников.

Оформление трудовых отношений должно быть законным. Заключите трудовые договоры. Заранее составьте должностные инструкции и обязательно оговорите обязанности устно на собеседовании.

Не все внимательно читают условия трудовых договоров, а вам это нужно во избежание конфликта.

Подберите оптимальный испытательный срок, на протяжении которого вы сможете понять, подходит ли вам сотрудник, а сотрудник сможет для себя определить, подходит ли ему занимаемая должность.

Независимо от опыта, обучение персонала нужно проводить обязательно. У вас есть свои правила, которых должен придерживаться каждый работник. Да и отработка по технологическим картам должна проводиться для того, чтобы вкус блюд не отличался от смены к смене. Это касается и украшений блюд.

Главной целью обучения является работа команды по единым стандартам. Можно записать обучающие видеоролики или сделать фото меню для наглядности сотрудников. В процессе работы нужно разработать систему проверки знаний и навыков. Закрепите эту функцию за штатным сотрудником или нанимайте эксперта по мере надобности.

Каждый сотрудник должен пройти медицинский осмотр. Обязательно не упускайте этот факт в процессе работы. Для контроля лучше вести журнал учета медосмотра сотрудников. Так вы будете подстрахованы от нарушений и штрафных санкций со стороны Роспотребнадзора.

Не забывайте разработать и менять систему мотивации для своего персонала. Важно не только найти хороших специалистов, но и удержать их.

Шаг 8: Дизайн интерьера

Создайте атмосферу, соответствующую вашей концепции. Учтите:

• цветовую гамму,
• мебель и освещение,
• декор и стиль.

Не забывайте о комфорте клиентов!

Ремонт кафе.

Сделать ремонт самостоятельно не получится. В заведении общественного питания нужно учитывать требования Роспотребнадзора и пожарной безопасности. Вам понадобится технический проект, соответствующий всем нормам и требованиям. Лучше обратиться к специалистам и заказать такой проект помещения. Дизайнер и рабочая бригада будут ориентироваться на технический проект на всех этапах ремонта.

Почему лучше прибегнуть к помощи дизайнера? Специалисты с легкостью эргономично заполнят даже небольшие пространства, а за счет смешения стилей смогут придать характер вашему заведению, продолжат стиль нейминга в мелочах, зададут нужную атмосферу для вашей целевой аудитории.

Однако это не обязательный пункт. Если вы чувствуете, что обладаете тонким вкусом и доверяете себе в этом вопросе, выполнить разработку дизайна можно самостоятельно. Главное – не уклоняться от технического проекта.

При выборе строительных материалов учитывайте степень защиты от возгорания. На этом пункте не нужно экономить.

С закупом мебели и декором все проще. На этапе открытия можно подобрать мебель б/у или недорогую мебель на маркетплейсах. Уже позже можно изготовить под заказ. Помните, что подбирая мебель лучше не отклоняться от первоначального дизайна, чтобы сэкономить. Сохраняйте гармонию даже в мелочах. Не стоит менять цвет диванов и стульев только потому, что другой цвет дешевле.

Еще можно приобрести дорогую эксклюзивную дизайнерскую мебель по выгодной цене, если поискать ее в шоурумах на выставочных (витринных) подиумах. Бывает, что дизайнерские кресла можно купить со скидкой 50%. Шоурум также может запустить распродажу уже готовой мебели прошлых коллекций, хранящихся на складах.

Туалетную зону можно оформить привлекательной и акцентной фотозоной. На этапе строительства подумайте, на сколько это соответствует вашей концепции, и воплощайте свои смелые решения.

Эта фишка будет актуальной и запоминающейся для каждого гостя.

Сюда же можно внести авторскую ароматизацию. Запах, который всегда будет ассоциироваться с вашим кафе.

Заказы с маркетплейсов сделайте заранее, так как могут возникнуть факапы: задержка доставки, прибыл не тот цвет или не тот шкаф. У вас всегда должно быть время в запасе, чтобы не пришлось задерживать открытие кафе только из-за отсутствия столов или стульев.

На этапе ремонта обратите внимание на прилегающую территорию у кафе. Есть ли возможность в теплое время года открывать дополнительные террасы для уютных посиделок летними вечерами?

Закупка оборудования и продуктов

После выбора концепции можно составить план, какое вам потребуется оборудование. Перед заказом технического проекта вы уже должны понимать, что именно нужно купить. Тогда вам безошибочно внесут в проект розетки и зоны для того или иного оборудования. Приступайте к закупу после согласования технического проекта. Пока будет проходить ремонт у вас будет время, чтобы согласовать с поставщиками точные даты доставки холодильного оборудования и духовых печей, если они вам по проекту нужны. Закладывайте время на факапы с доставкой. Некоторое оборудование нужно ждать несколько месяцев.

Поставщиков продуктов можно искать уже после того, как оформлены все документы ИП или ООО и арендовано помещение. Вам придется заключать договоры на поставку, поэтому нужно быть юридическим лицом и иметь юридический адрес заведения.

Обязательно позаботьтесь об удобном месте разгрузки товара, чтобы доставщики не заносили товар через зал, в котором отдыхают Гости. Удобный подъезд для разгрузки должен быть подготовлен еще на этапе ремонтных работ.

Кассовое оборудование.

Кроме кофемашин, ледогенераторов и прочей техники для кухни и бара, обязательно нужно приобрести онлайн-кассу. Этот аппарат нужен для передачи данных в налоговую и печати чеков покупателям. Чтобы Гости могли оплачивать не только наличными, но и картой, обязательно нужен торговый эквайринг. Заранее изучите условия банков на открытие счетов, процент обслуживания эквайринга и зарплатные условия, чтобы выбрать для себя максимально выгодный проект.

Шаг 9: Маркетинг и продвижение, автоматизация кафе

До открытия продумайте автоматизацию кафе.

Есть много специализированных программ для общепита за невысокую цену с абонентской платой. Вот несколько популярных – iiko, Контур. Маркет, СБИС Presto, Fusion POS, Quick Resto.

Вы сможете вести учет товара, принимать заказы и оплату, управлять доставкой и программой лояльности. Также приложения помогут рассчитать зарплату, бронировать столы, передавать заказы на кухню.

В таких приложениях удобно вести свою программу лояльности – заводить данные о клиентах, чтобы вести клиентскую базу.

За желание клиентов поделиться своими данными угощайте их чашечкой вкусного кофе или делайте первую скидку.

Перед открытием начните рекламную кампанию:

• создайте страницы в социальных сетях,
• разработайте сайт,
• запустите рекламные акции и специальные предложения для первых клиентов,
• зарегистрируйте кафе в картах: 2ГИС, Яндекс Картах, Гугл Картах,
• пригласите блогеров,
• привлеките СМИ и выставьте рекламу в местных интернет-пабликах.

Шаг 10: Открытие

За несколько дней до запуска кафе проинформируйте Роспотребнадзор, что вы начинаете деятельность. Сделать это можно через Госуслуги, МФЦ или электронную почту. Ответ ожидать не нужно.

Запустите техническое открытие кафе небольшому, но близкому кругу ваших друзей и родственников. Это прекрасная возможность отработать полный цикл: от встречи Гостя до момента, когда Гость уходит и с радостью оставляет честный отзыв.

Техническое открытие обязательно подсветит ваши слабые стороны, если таковые есть. У вас будет время исправить ошибки и отработать систему обслуживания до официального открытия кафе.

Помните, что не каждый Гость готов простить ваши ошибки.

До торжественного открытия убедитесь, что все необходимые документы для вашего заведения готовы. Вот список ключевых:

• договор аренды помещения,
• соглашение на вывоз мусора,
• разрешение на вывеску,
• паспорт безопасности объекта,
• лицензия на продажу алкоголя, если ваше заведение планирует предлагать алкогольные напитки,
• договор на воспроизведение музыки: для легального использования музыкальных произведений,
• документы для уголка потребителя,
• трудовые договоры с сотрудниками,
• медицинские книжки.

Эти документы должны быть оформлены и готовы к моменту открытия, чтобы избежать возможных проблем в будущем.

Пригласите друзей и семью. Предложите специальные скидки или бесплатные дегустации для посетителей, которые пришли в первый день.

Шаг 11: Подключение доставки

Это не обязательный пункт. Однако спустя какое-то время после открытия попробуйте или своими силами доставлять, или подключиться к агрегатору. Заранее не получится просчитать, насколько это выгодно. Нужно попробовать.

Заключение

Открытие кафе — это увлекательное и многогранное путешествие. Применяя данную пошаговую инструкцию, вы сможете не только воплотить свою мечту в реальность, но и создать уникальное пространство, которое привлечет и порадует клиентов. Не забывайте о важности творчества и гибкости в вашем подходе, а также о ценности мнений ваших Гостей — именно они помогут вам сделать кафе по-настоящему особенным!

Франчайзинг

Если сомневаетесь, что самостоятельное открытие кафе — это именно то, что вам нужно, или если вы уже разделяете ценности с известной сетью в сфере общественного питания, рассмотрите возможность стать партнером-франчайзи. Это даст возможность интегрироваться в проверенную и успешную бизнес-модель, что значительно снизит риски, связанные с открытием собственного заведения.

Став франчайзи, вы получите доступ к готовым процессам, маркетинговым стратегиям и обучению, что позволит вам быстрее выйти на стабильный доход. Вы сможете сосредоточиться на управлении и развитии бизнеса, опираясь на поддержку и опыт уже зарекомендовавшего себя бренда. Это идеальный вариант для тех, кто хочет минимизировать риски и ускорить путь к успеху.

Подробнее – франшизы общепита, франшизы фаст-фуда, франшизы кофейни