Как автоматизация процессов сверок облегчает работу аутсорсинга

Проверка данных контрагентов в клиентских базах – это трудоемкая и однообразная работа, которая требует значительных усилий со стороны аутсорсинговой компании. Виталий Селиванов из компании "Бизнес для Бизнеса" поделился с Franshiza.ru, как специализированные решения на базе 1С помогают оптимизировать этот процесс.

Цели проведения сверки с контрагентами.

Перед тем как рассмотреть различные сервисы, необходимо разобраться, зачем проводится сверка. Основная цель этого процесса – зафиксировать состояние расчетов между партнерами за конкретный временной промежуток и на определенную дату.

Для чего и когда проводится сверка:

1. Проверка взаиморасчетов: сверка с контрагентами помогает выявить задолженность или переплату.
2. Бухгалтерская отчетность: ежегодная сверка перед отчетностью подтверждает корректность финансовых операций (приказ Минфина № 34н).
3. Налоговый учет: при резерве по сомнительным долгам инвентаризация дебиторской задолженности проводится ежеквартально или ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
4. Документальное подтверждение: подписанный акт сверки служит доказательством в суде при невыполнении обязательств по оплате.
5. Продление срока исковой давности: акт сверки фиксирует задолженность и продлевает срок давности, если он истек.

Чтобы предотвратить возможные разногласия, рекомендуется включить в договор условие о необходимости сверки с контрагентами.

Проблемы и вопросы, возникающие в процессе сверки.

В процессе подготовки к сверке важно не только запросить у контрагента первичные документы, но и тщательно проверить их на предмет ошибок. Этот этап требует значительного времени от бухгалтеров или специалистов по первичной документации, работающих в аутсорсинговой компании.

Нужно отыскать акты сверки, выяснить канал документооборота и проверить наличие или отсутствие необходимых документов. Далее бухгалтер вручную формирует оборотно-сальдовую ведомость по 62 счету. В процессе работы с первичными документами запрашиваются данные по контрагентам клиента и далее ожидание их предоставления. Затем следует связаться для сверки или уточнения информации, что может потребовать дополнительного времени.

В процессе сверки необходимо будет решить следующие задачи:

• с кем необходимо сверить данные;
• как и кому направить акт сверки;
• у кого запросить первичные документы, если отсутствуют контактные данные;
• как отслеживать, с кем уже проведена сверка и за какой период;
• есть ли ошибки в документах по НДС и в декларации по НДС;
• все ли оригиналы документов получены от клиентов или требуется их ожидание;
• как оперативно обменяться электронными документами с партнерами при отсутствии электронной подписи и системы электронного документооборота, а также как загрузить документ в 1С.

Программа "1С:УФА" в определенной степени справляется с поставленными задачами, что позволяет проводить сверку данных следующим образом:

1. Контроль оплаты осуществляется исключительно на основании документов для актуализации данных в сервисе "Дебиторка".
2. Проверка списка актов сверки для определения последнего периода сверки с контрагентом.
3. Поиск актов сверок, полученных через 1С ЭДО или через сторонних операторов.
4. Запрос контактных данных и актов сверки: у клиента запрашиваются контакты контрагента или требуется проведение сверки за требуемый период.
5. Выявление несоответствий в акте сверки.
6. Запрос недостающих документов после обнаружения расхождений.

Автоматизация хоть и внедрена, но полностью проблемы не решает. Ответы на запросы приходят не всегда или с задержкой, сверка занимает много времени, и общая картина не видна в одном месте. Кроме того, сохраняется ручной режим, где бухгалтеру приходится обрабатывать данные сотен контрагентов в разных клиентских базах.

Бухгалтер обязан где-то записывать или держать в памяти, какому партнеру уже был направлен запрос, и следить за получением ответа.

Методы и инструменты для контроля и сверки с партнерами

Специалисты компании 1С оперативно реагируют на пожелания, поэтому уже созданы специальные программы и функции, которые позволяют эффективно решать поставленные задачи.

Монитор сверки с партнерами – это удобный инструмент, который объединяет все функции сверки в одном окне. Он помогает быстро выявлять и устранять наиболее значимые проблемы с первичными документами.

1. 1С:Сверка 2.0 обеспечивает моментальную сверку первичных и банковских документов.
2. 1С: ЭДО плюс электронные акты сверок позволяют получать оригиналы документов и подтверждать их полное отражение в бухгалтерском учете.
3. 1С: Бизнес-сеть – это решение для быстрого обмена первичными документами, если отсутствует ЭДО.
4. Электронные акты сверок через 1С:Share предоставляют быстрый способ обмена документами без использования ЭДО и автоматическую сверку данных в привычном формате.
5. Контроль оригиналов документов помогает сформировать список недостающих оригиналов или документов, которые не были подписаны через ЭДО.
6. Редактирование комментариев в документах доступно в период, когда они закрыты для изменений.

А теперь подробнее о некоторых из этих инструментов.

Монитор сверок

Документ для сверки напоминает оборотно-сальдовую ведомость по счету 62. В нем можно легко отсортировать данные о дебиторской и кредиторской задолженности. Кроме того, предусмотрена возможность оставлять примечания.

Здесь можно создать акт сверки, который контролируется по каждому показателю, что позволяет легко отслеживать состояние взаимодействия с контрагентами. Если какие-то клиенты не подключены к системе электронного документооборота, им можно отправить приглашение.

В инструменте предусмотрен шаблон письма для запроса акта сверки, что упрощает работу бухгалтера. Также есть возможность запросить оригиналы необходимых документов.

Сервис "1С:Сверка 2.0"

Инструмент с автоматическим режимом проверяет счета-фактуры, первичные документы (УПД, УКД, акты, накладные), а также банковские документы. В отчетах отражаются расхождения по датам, номерам, суммам и начислениям НДС. Пользователи могут легко переходить к исходным документам, чтобы внести исправления.

Возможности сервиса:

• мгновенное подключение сервиса без необходимости дополнительных настроек для обмена документами или ЭДО;
• автоматическое получение данных от контрагентов без согласования с ними;
• возможность проведения сверки в любое удобное время без ожидания завершения отчетного периода;
• уведомления о выявленных расхождениях;
• внесение актов выполненных работ для поставщиков услуг (аренда, доставка, связь) без ожидания первичных бумажных документов;
• сокращение трудозатрат на ежемесячную сверку с контрагентами при подключении "1С:Сверка 2.0" и отслеживании всех расхождений.

Сервис берет на себя задачу проверки и устранения расхождений в данных всех контрагентов клиентских баз.

Обмен электронными актами сверок через 1С:Share.

Если необходимо провести сверку с партнерами, которые не используют ЭДО, можно воспользоваться сервисом 1С:Share. Этот сервис генерирует ссылку на акт сверки расчетов, которую можно переслать по электронной почте, через Telegram или WhatsApp.

После этого контрагент переходит по предоставленной ссылке и загружает акт сверки в свою программу. В процессе загрузки система автоматически сопоставляет данные и выявляет возможные расхождения. Для использования сервиса электронная подпись не требуется, достаточно лишь иметь подключение к интернету.

Подробнее – франшиза 1С:БухОбслуживание